Como controlar as impressões da sua empresa

Um dos maiores desafios para as empresas, independente do seu tamanho, é encontrar formas de diminuir custos, mantendo a qualidade. Esse texto tem a pretensão de contribuir com propostas e alternativas que possibilitem a melhoria da qualidade dos equipamentos e das impressões, sem provocar impactos negativos nas despesas.

A criação e desenvolvimento da internet possibilitou a realização de grande parte das tarefas conectado à rede (on-line). Hoje é possível acompanhar as noticiais e acontecimentos do mundo inteiro, acessar análises detalhadas de diversos assuntos, assinar documentos digitalmente e outras diversas possibilidades. Além de tudo isso, os documentos e trabalhos gerados por softwares específicos e customizados já podem ser arquivados “nas nuvens”.

Quando essas grandes mudanças tiveram início, afirmava-se que não mais precisaríamos do papel e da impressão, todavia isso não aconteceu e não há indícios de que ocorrerá nos próximos anos. Os papéis continuam fazendo parte das nossas vidas e, embora a tecnologia tenha diminuído bastante essa necessidade, ainda precisamos das informações e documentos impressos, principalmente nas empresas. Diante deste quadro, cabe a nós evitarmos excessos e desperdícios em busca da redução dos custos e das agressões ao meio ambiente.

E como podemos fazer para racionalizar o uso? Confiando no bom senso do usuário?

Contar com a conscientização de todos é muito importante, mas sem abdicar das formas de controle. Possivelmente, você já deve ter tido contato com as expressões “outsourcing de impressão”, “terceirização de impressão” ou “locação de impressoras”. Pois bem, o outsourcing de impressão é a atividade desenvolvida por algumas empresas especialistas que possuem “expertise” para a efetivação do controle e acompanhamento das impressões, além de outras medidas, como a manutenção preventiva e corretiva, utilização de suprimentos adequados e sem desperdício, equipamento reserva, entre outras.

No que se refere ao controle de impressões por usuário, com a utilização de um software desenvolvido para essa finalidade, obtém-se um relatório onde se pode verificar como a impressora tem sido utilizada pelos colaboradores, ter conhecimento da quantidade de impressões geradas por cada indivíduo e, se for o caso, esse mesmo software possibilita estabelecer quotas individuais. Dessa forma, torna-se possível identificar eventuais excessos, eliminá-los e ainda estabelecer metas mensais de redução e, gradativamente, ajustar a quantidade de impressões à necessidade de cada departamento e/ou usuário.

Para saber mais sobre os benefícios desse serviço, entre em contato conosco. A RPM está pronta para lhe atender.