Muitas empresas desconhecem a relevância que o parque de impressão tem na organização, tendo em vista que, para uma administração de sucesso é preciso organizar, planejar e executar atividades que facilitem o processo de trabalho.
Nesse sentido, a supervisão das impressoras e das suas funcionalidades é extremamente importante.
Seguem algumas dicas, inclusive de ferramentas, que auxiliarão no processo de simplificação da administração da área de impressão, sem demandar atenção exclusiva do gestor.
Relatório para Gerenciamento de Impressão
Para entender melhor a necessidade de acompanhamento das impressoras, temos registros de que a maior fonte de resíduos das empresas são os papéis e que o controle adequado possibilita a diminuição dos gastos de impressão, podendo chegar a 30%.
Partindo da premissa anterior, para acompanhar o fluxo de impressões é preciso levantar dados e registrar algumas informações importantes, tais como: páginas impressas por dia, impressões monocromáticas ou coloridas, controle de estoque de insumos; nível de tinta nos cartuchos de toner; alertas de falhas e registros sobre manutenção; departamentos e colaboradores que mais imprimem documentos; entre outros.
Como obter essas informações de forma rápida e precisa?
O projeto de outsourcing de impressão, que consiste na terceirização de impressoras e multifuncionais, proporciona relatórios mensais com informações dos usos dos equipamentos, permitindo que o gestor analise e reveja as atividades para facilitar os procedimentos e tomadas de decisões.
Outra vantagem oferecida por empresas especializadas é o software de bilhetagem. Essa ferramenta recolhe os dados dos equipamentos e fornece relatórios para o acompanhamento detalhado da utilização do parque de impressão.
Existem planos de acordo com o ramo, porte e necessidades da empresa:
- Opção 1 – Apenas controla o fluxo de impressões;
- Opção 2 – Permite a gestão do uso através de login e limitação de volume de impressões por meio de cotas, conjuntamente com a emissão de relatórios e gráficos para o controle de impressos.
- Opção 3 – Oferece um pacote mais completo que gerencia: volume de impressões e cópias, controle de insumos e manutenções, alertas sobre uso, nível de tinta do cartucho de toner e falhas do equipamento. Todas essas informações são enviadas por e-mail, por meio de relatórios completos.
Vantagens de uma gestão eficaz
- A auditoria das impressões é feita de forma precisa, dinâmica e eficiente;
- Contribuição para o meio ambiente com a diminuição do gasto de papel;
- Controle de uso e de cobrança sobre as impressões;
- Fila de documentos de acordo com a demanda dos colaboradores e departamentos;
- Sistema padronizado, independentemente da quantidade de impressoras e computadores na empresa;
- Controle de páginas impressas por dia e gestão de suprimentos;
- Histórico de uso: Através do software de bilhetagem, ficará registrado qual funcionário emitiu o documento, de qual computador foi feito o comando, consequentemente será possível restringir impressões desnecessárias;
- Facilidade de manutenção através de Help Desk;
A RPM soluções em impressão oferece gerenciamento seguro das informações e precisão nos dados apresentados. Dessa maneira, o gestor poderá encontrar falhas e rever as atividades, renovar os processos e contribuir com a saúde financeira da empresa através da redução da utilização de insumos e, consequentemente, diminuição dos gastos e, tudo isso, associado ao conceito de sustentabilidade e preservação do meio ambiente.