Algumas empresas possuem grandes fluxos de documentos e, por consequência, mantêm um grande acervo de arquivos.
Todavia, o seu sistema de arquivos pode ser otimizado, estabelecendo novos processos na sua empresa por meio da tecnologia disponível no mercado, resultando em atividades rotineiras mais dinâmicas e eficientes.
O que é e como organizar o sistema de arquivos?
As corporações vêm adquirindo novas formas de arquivar e organizar seus documentos através da modernização de processos, acessando seus dados por meio de computadores, smartphones e tablets.
Os sistemas virtualizados para compartilhamento de documentos e diversos outros recursos organizam o diretório, proporcionando qualidade e segurança dos procedimentos internos das empresas.
Existem diversos dispositivos que utilizam o sistema de arquivos para armazenar, organizar e acessar dados de forma efetiva, como: pen-drives, cartões de memória e a tão mencionada “nuvem”.
O sistema de arquivos permite, entre outras funções:
- Gerenciar arquivos;
- Acessar os diretórios;
- Organizar pastas e documentos;
- Recuperar dados;
- Armazenar informações
Qualquer empresa, independente do seu porte ou ramo, precisa manter seus documentos organizados e catalogados de forma precisa. O gerenciamento em nuvem possibilita a facilidade na indexação e compartilhamento dos documentos, sejam eles de clientes, procedimentos entre os departamentos da empresa ou ainda negociações com fornecedores. Podemos destacar outros benefícios, como:
- Acesso por meio de dispositivos móveis;
- Segurança da Informação;
- Compatibilidade com diversos servidores e aplicativos;
- Preservação de documentos;
- Redução de custos e manutenção do acervo;
- Facilidade de gerenciamentos de arquivos;
- Descarte de documentos desnecessários;
- Backup de informações.
Como implantar um novo sistema de arquivo?
Para realizar a transição de acervo físico para o digital, é preciso implantar equipamentos de tecnologia, motivo pelo qual é essencial conhecer empresas sérias que ofereçam condições para que essa mudança seja realizada da forma mais eficaz possível.
Uma das formas mais simples de realizar tal implantação é através da terceirização de impressoras e multifuncionais. Nessa modalidade o investimento será menor e trará maior custo-benefício. Além da empresa contratada fornecer o equipamento, ela desenvolve e implanta um projeto de acordo com as necessidades da empresa, previamente estudado e aprovado entre as partes.
Impressoras multifuncionais são indispensáveis para digitalizar e transformar seu diretório físico em digital, elas permitem o escaneamento de grandes quantidades de documentos de forma autônoma nas diversas entradas que possui.
Após a digitalização, o próximo passo é fazer o upload para a pasta de destino, mantendo os documentos organizados no sistema de arquivos em nuvem.
A Multifuncional tem a função de digitalizar, o que irá permitir:
- Trâmite de documentação por e-mail ou compartilhamento de dados pelo próprio sistema de arquivos em nuvem;
- Assinatura digital;
- Organização por pastas e diretórios de arquivos digitais;
- Backup de documentos sincronizados com e-mail por meio do sistema de arquivos em nuvem;
- Otimização dos processos internos; etc.
Para manter-se competitivo no mercado corporativo é preciso rever e inovar nos processos, mesmo que gradativamente, melhorando as condições de trabalho para seus colaboradores e dinamizando as atividades.
Saiba mais sobre as vantagens do outsourcing de impressão que, além da organização do seu diretório de documentos, propicia o desenvolvimento e a renovação de processos, agregando tecnologia no cotidiano corporativo.