Uma gestão eficiente planeja os processos da empresa a partir de uma visão holística do macro e microambiente organizacional. A economia de papel é uma das atitudes mais simples a serem implantadas, mas que apresentam vantagens à empresa e ao meio ambiente, veja alguns benefícios:

• Redução dos gastos com papel em até 30%;
• Conscientização de sustentabilidade através da cultura organizacional;
• Dinamismo nos procedimentos internos;
• Selo ecológico.

A combinação de conscientização com tecnologia pode diminuir custos e agregar muito à empresa e ao meio ambiente. Separamos algumas dicas que podem ser bastante úteis:

DICA 1# Crie projetos que envolvam os colaboradores no objetivo de economia de papel

De uma forma simples, crie metas realistas e recompensas para alcançar resultados significativos. Sempre é possível aplicar dinâmicas divertidas para melhorar o clima e a interação entre os departamentos, por exemplo.

DICA 2# Configure as impressoras para economizar

Os equipamentos permitem configurações para impressões frente e verso, racionando o uso de folhas, bem como a opção “rascunho” e as impressões monocromáticas, para economizar tinta.

De acordo com essas possibilidades, configure os equipamentos e atinja as metas de otimizar o uso do papel e a redução de custos.

DICA 3# Use a tecnologia para evitar as impressões desnecessárias

O uso de tablets, compartilhamento de documentos na nuvem, e-mails e até mesmo aplicativos de mensagens rápidas e intranet podem auxiliar na contenção de gastos e na economia de papel.

Essa dica serve também para campanhas de endomarketing, que usam a tecnologia para passar avisos internos, eliminando o uso de murais e quadros de aviso.

DICA 4# Reutilize os papéis que seriam descartados

Uma ideia bem simples e aplicável em todas as instituições é a reutilização dos papéis para blocos de rascunho.

DICA 5# Repositório Digital de arquivos

As impressoras multifuncionais permitem a digitalização de documentos. A partir dessa ação é possível armazenar arquivos em pastas nos computadores, servidores e serviços de nuvem, dinamizando procedimentos de compartilhamento de informações e acesso remoto. Essa medida proporciona a economia de papel e, consequentemente, redução do espaço para arquivo físico na empresa.

DICA 6# Utilizar Assinatura Digital

Alguns procedimentos requerem assinatura para confirmação e aprovação. Por meio de softwares, tal procedimento pode ser feito de forma simples, fazendo upload da assinatura para aplicá-la nos documentos em PDF e, posteriormente, salvá-los e dar andamento aos procedimentos necessários, eliminando as impressões. Outra possibilidade, é a contratação de softwares que permitam a realização de aprovações de forma simples.

DICA 7# Software de Bilhetagem de Impressão

Outra possibilidade para a contenção de impressões e custos, é a terceirização de impressoras, combinado com a aplicação de software de bilhetagem, dessa forma, a gestão do parque de impressão é feita de forma precisa, segura e profissional.

Este sistema possibilita exercer diversas funções, como: controle de volume de impressão, diminuição de impressões supérfluas, entre outras contenções.

DICA 8# Reciclagem

Disponibilize lixeiras seletivas pela empresa, e construa a conscientização entre os colaboradores para a reciclagem.

As oito dicas, aqui apresentadas, podem ser facilmente implantadas na sua empresa e nenhuma delas exige um grande investimento financeiro em sua aplicação.

Lembre-se de que, pequenas mudanças e valores ajustados à cultura organizacional, podem trazer diversos benefícios para a empresa e, consequentemente, à sociedade e ao meio ambiente. Faça parte do imenso movimento sustentável, ainda que começando com pequenas atitudes.