Software de Bilhetagem de Impressão: Uma gestão inovadora. Independentemente de suas proporções e ramo, toda empresa necessita de uma gestão controlada, inovadora e eficiente. A aplicação desse conceito na área de impressão é bastante relevante, tendo em vista a necessidade diária de impressões e cópias para o andamento de qualquer negócio. Poder contar com um software de bilhetagem de impressão simplifica a tarefa de alcançar uma gestão eficiente.
Mas, o que é o Software de Bilhetagem de Impressão?
O software de bilhetagem de Impressão é um sistema operacional capaz de gerenciar todo o processo de impressão, assegurando aos gestores, o controle do uso dos equipamentos de forma responsável.
O software fornecer diversos relatórios com precisão, ele:
- Quantifica as impressões e cópias;
- Indica quais foram os documentos impressos;
- Aponta nome do usuário e departamento pelos quais foram emitidos;
- Reconhece quais máquinas foram utilizadas;
- Informa a hora em que a impressão foi feita;
- Identifica se páginas foram impressas com tinta colorida ou em preto e branco;
- Aponta qual computador emitiu o pedido de impressão;
- Gerencia custos por cor, formato e modelo de impressora;
Proporcionando ao gestor, condições para que ele tenha total conhecimento de como cada equipamento está sendo utilizado.
Módulos do software de bilhetagem de Impressão
- Web Interface
O gestor pode emitir relatórios para analisar o uso dos equipamentos, assim terá domínio sobre a quantidade de documentos emitidos por departamento e colaborador.
Esse domínio combinado com outros módulos que o software oferece, permite a ampliação do poder de administração no parquet de impressão.
- Cotas de Impressão
Este módulo possibilita estipular uma quantidade limite de impressões por colaborador por um período determinado. A partir do momento que o usuário alcança o seu limite de impressões, ele automaticamente será bloqueado pelo sistema.
Além de fixar o volume, o software permite o bloqueio de documentos supérfluos, evitando o desperdício. Esse módulo possibilita ainda a transferência de cotas de impressão de um funcionário para o outro, caso haja necessidade, é o chamado compartilhamento de cotas.
- Tarifação de Cópias
O módulo tarifação de cópias possibilita o gerenciamento não só de impressões, mas também o de cópias.
O processo de tarifação é feito através de uma senha, digitada no painel do equipamento para identificação do colaborador, deste modo a multifuncional libera apenas a função de copiadora, e o software registra as demandas da máquina.
- Centro de Cobrança
Este módulo permite que seja selecionada a opção de centro de cobrança, onde é registrado o valor a ser cobrado e esse valor é imputado ao setor de cobrança escolhido. A taxa pode ser calculada por projeto, cliente, usuário entre outros. Essa função é protegida por senha sendo o sistema ideal para escritórios de advocacia e engenharia, por exemplo.
- Impressão Virtual
A impressão virtual permite que diversos computadores sejam conectados em apenas uma impressora.
O software administra a demanda, formando uma fila de arquivos, e, combinado com o módulo web interface, possibilitando aos usuários cancelarem, reimprimirem e/ou visualizem seu arquivo, além de poder acionar o centro de cobrança para o qual o custo deve ser destinado.
- Cobrança Pós Paga
Este módulo foi projetado com a premissa de atender o mercado acadêmico, assim, os alunos podem usar o equipamento para imprimir ou copiar, através de quiosques de autoatendimento incorporado ao sistema de gestão da universidade.
Os alunos fazem um login, permitindo o faturamento dos gastos de impressões junto ao pagamento da mensalidade da universidade ou colégio.
- Auditoria de Impressão
O módulo auditoria permite que todos os documentos passados pelo sistema fiquem salvos, assim o gestor pode auditar o uso do equipamento, verificando se houve impressão indevida.
Essa funcionalidade permite o controle dos processos e a identificação dos pontos falhos, possibilitando que o responsável tome as ações cabíveis.
Esse módulo é muito comum em empresas que atuam com processos sigilosos, para garantir a segurança das informações.
Adesão ao software de bilhetagem de impressão e seus benefícios
O Software de bilhetagem de impressão permite a gestão eficiente das impressões, isto porque o software e seus módulos podem ser escolhidos de acordo com o fluxo de tarefas, projetos e processos da empresa.
A adesão do software de bilhetagem proporciona diversos benefícios além da gestão inteligente, entre eles:
- Controle do uso de equipamentos;
- Economia de tempo em executar tarefas;
- Implantar uma cultura organizacional ecológica, pois incentiva o uso consciente dos equipamentos;
- Evita o desperdício;
- Possibilita transferência dos custos da impressão para o departamento que faz a impressão.
Para garantir inovação, qualidade e gestão eficiente dos processos internos da sua empresa, amplie os horizontes e implante o software de bilhetagem de impressão, garantindo maior controle das finanças destinadas a impressão.