Quando o assunto é controlar as impressões, a primeira ideia que vem aos gestores é baratear o custo por página impressa, entretanto, gerenciar o parque de impressão vai além do simples gasto por página. Aqui vão algumas dicas para que você saiba o que deve ser levado em consideração ao gerenciar um parque de impressão.

Implantação do parque de impressão

Quando falamos em implantação do parque de impressão, devemos entender que o primeiro ponto a ser considerado é a individualidade e as particularidades de cada empresa que tem seus próprios procedimentos, equipamentos e colaboradores. Portanto, nem sempre o que é funcional em uma organização tem êxito em outra. Dessa maneira, partimos do conceito de que cada empresa deve mapear suas atividades e funcionalidades para implementar um plano de ação eficiente para o seu parque de impressão.

Entender o objetivo e as atividades que envolvem impressão, cópias e digitalização é fundamental para criar um plano de implantação de equipamentos eficaz, garantia de que o desempenho das tarefas será adequado. Algumas medidas são essenciais para cumprir esse objetivo: analisar o melhor lugar para instalação das impressoras; considerar qual departamento faz mais uso do equipamento; observar o misto de processos eletrônicos versus papéis; identificar se há necessidade de impressões coloridas; definir o fluxo de trabalho; definir quando digitalizações ocorrerão nos processos.

Gerenciamento do parque de impressão

O gerenciamento do parque de impressão facilita a identificação das impressões indevidas ou desnecessárias. A primeira situação a ser observada nesse cenário é a impressão de projetos experimentais que, na maioria das vezes, não necessita ser impresso para que o departamento que o está desenvolvendo o avalie e o aprove. A segunda situação é a impressão de documentos pessoais que ocorre sem supervisão ou controle. Não é rara a constatação de que os colaboradores imprimem um grande volume de páginas que não dizem respeito aos assuntos da organização.

Soluções para gerenciar o parque de impressão

A correção ou adequação dos desperdícios e desvios de finalidade apontados, pode ocorrer de forma simples, no entanto, contribuirá decisivamente para que a gestão do parque de impressão se torne eficiente. Pequenas mudanças na cultura empresarial contribuirão com a redução de até 30% no custo mensal com a área de impressão, além de demonstrar que a empresa se preocupa com o meio ambiente e está em sintonia com o conceito de Sustentabilidade. Para tanto, também é muito importante se preocupar com a reciclagem ou descarte adequado dos itens que as nossas empresas utilizam, uma das vantagens que temos quando contarmos com uma empresa parceira no outsourcing de impressão.

O serviço de outsourcing de impressão consiste na terceirização de equipamentos, impressoras ou multifuncionais. Essa modalidade possibilita a implantação de um projeto desenvolvido especificamente para cada empresa, readequando o cenário das rotinas de trabalho, fluxos eletrônicos e papéis, entre outros pontos, citados anteriormente.

No que se refere à RPM, mensalmente e de forma fácil e precisa, ela disponibiliza um relatório de controle de impressões realizadas em cada equipamento, além de oferecer a possibilidade da implantação do software de bilhetagem para a obtenção de mais dados, como a identificação do número de impressões por usuário (saiba mais sobre o software).

A RPM Soluções em Impressão está à disposição da sua empresa para simplificar as atividades, melhorar a qualidade e dinamizar o seu parque de impressão, disponibilizando tecnologia e equipamentos adequados às suas necessidades.